Ban kiểm sát trong Công ty cổ phần

1.     Khái quát chung về công ty cổ phần

1.1   Khái niệm

“Theo quy định tại Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2014, Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 119 và khoản 1 Điều 126 của Luật Doanh nghiệp 2014. Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn”.

1.2   Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

Một điểm rất khác biệt của công ty cổ phần so với các mô hình doanh nghiệp khác là công ty có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn từ các nguồn lực ngoài công ty. Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

Mô hình thứ nhất: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

Mô hình thứ hai: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.

2.     Những quy định về ban kiểm soát trong công ty cổ phần

2.1   Nguyên nhân dẫn đến sự ra đời của Ban Kiểm soát

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự ra đời của Ban Kiểm soát, trong đó có hai nguyên nhân chủ yếu đó là:

Thứ nhất, sự phức tạp trong quá trình quản lý công ty và quan hệ giữa các cổ đông. Thực tế cho thấy Công ty cổ phần khá phức tạp trong quá trình quản lý, đan xen giữa lợi ích của các cổ đông, người chủ sở hữu thực sự và người điều hành các hoạt động hàng ngày của Công ty, vì trên thực tế mô hình các Công ty lớn thì chủ sở hữu là các cổ đông và người quản lý công ty nhiều khi khác nhau về lợi ích, nhiều công ty có thể thuê Giám đốc điều hành và trả lương theo một mức nhất định. Còn về phía cổ đông do có nhiều thành phần cổ đông cũng như số lượng các cổ đông của Công ty cổ phần, có những công ty cổ phần có hàng trăm cổ đông với các thành phần khác nhau như trí thức, người buôn bán, người lao động…

Đối với các công ty có quy mô nhỏ, số lượng cổ đông ít, có công ty cổ phần chỉ có 3 cổ đông thông thường không có sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành quản lý, mà các cổ đông thường đồng thời là người điều hành công ty, tức là Đại hội cổ đông sẽ đồng thời là thành viên của Hội đồng quản trị. Ví dụ: Công ty cổ phần chỉ có 3 cổ đông, 3 người này cũng là 3 thành viên Hội đồng quản trị, 1 người là Chủ tịch Hội đồng quản trị và thường kiêm luôn Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, hai cổ đông còn lại đồng thời là hai thành viên hội đồng quản trị và kiêm các chức danh còn lại của Công ty thì mô hình hoạt động này chủ yếu vẫn là các thành viên trong gia đình.

Tuy nhiên, đối với các công ty có quy mô lớn, số lượng cổ đông nhiều, có những công ty có hàng trăm, nghìn cổ đông thì sự điều hành và quản lý công ty rất phức tạp do đó cần có một đội ngũ quản trị chuyên nghiệp. Từ đây, người điều hành trực tiếp công ty có thể không đồng thời là chủ sở hữu công ty nữa.

Thứ hai, sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp Công ty cổ phần. Sự tách bạch này để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các cổ đông, cơ quan thực hiện là Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc nhiều lúc không vì lợi ích của các cổ đông nên cần có sự tách bạch, giám sát để làm rõ mối quan hệ rõ ràng giữa chủ sở hữu và người điều hành, trong nhiều trường hợp, người điều hành có thể không phải là chủ sở hữu và ngược lại chủ sở hữu có thể không phải là người điều hành.

Mối lo ngại của các cổ đông với tư cách là người sở hữu thực sự của công ty về việc điều hành Công ty cổ phần của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc là một mối lo ngại chính đáng và có cơ sở. Đây là một trong những lý do dẫn đến sự ra đời của Ban Kiểm soát để đảm bảo Quyền và lợi ích của các cổ đông.

2.2   Thành lập ban kiểm soát

“Theo quy định tại điều 134 Luật doanh nghiệp năm 2014, công ty cổ phần có từ 11 cổ đông trở lên phải thành lập Ban kiểm soát, trường hợp có ít hơn 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị của công ty”

Như vậy có hai trường hợp công ty cổ phần bắt buộc phải có ban kiểm soát:

Thứ nhất: Công ty cổ phần có từ 11 cổ đông trở lên

Thứ hai: Công ty cổ phần có ít hơn 11 cổ đông và cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty

Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 thành viên, nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và Kiểm soát viên có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Các kiểm soát viên bầu 1 người trong số họ làm Trưởng ban kiểm soát theo nguyên tắc đa số. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam. Trưởng ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

Trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

2.2   Cơ cấu ban kiểm soát công ty cổ phần:

Trong công ty cổ phần, cơ cấu Ban kiểm soát thường bao gồm:

-      Trưởng ban kiểm soát

-      Thành viên ban kiểm soát chuyên trách

-      Thành viên ban kiểm soát không chuyên trách

2.3     Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên

-       Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Điều 18 Luật Doanh nghiệp năm 2014;

-      Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;

-      Không được giữ các chức vụ quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

-      Các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

-      Kiểm soát viên công ty cổ phần niêm yết, công ty do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ phải là kiểm toán viên hoặc kế toán viên.

2.3     Miễn nhiệm, bãi nhiệm Kiểm soát viên

Kiểm soát viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

-      Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Kiểm soát viên theo quy định tại Điều 164 của Luật doanh nghiệp;

-      Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;

-      Có đơn từ chức và được chấp thuận;

-      Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Kiểm soát viên bị bãi nhiệm trong các trường hợp sau đây:

-      Không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được phân công;

-      Vi phạm nghiêm trọng hoặc vi phạm nhiều lần nghĩa vụ của Kiểm soát viên quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty;

-      Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

2.4     Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

-      Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

-      Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

-      Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.

-        Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên Đại hội đồng cổ đông.

-        Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

-     Kiểm tra bất thường: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 của Luật doanh nghiệp, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.

-       Việc kiểm tra của Ban kiểm soát không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

-       Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

-       Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 160 của Luật doanh nghiệp thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

-      Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

-        Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

-       Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

-      Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

2.5   Vị thế của Ban kiểm soát trong công ty

Theo các quy định của pháp luật,  Ban kiểm soát có vị thế tương đối độc lập. Về mô hình, Ban kiểm soát có thể ngang cấp với Hội đồng quản trị và trên cả Ban giám đốc. Song trên thực tê, Ban kiểm soát còn rất nhiều khó khăn để đạt được vị trí chỉ ngang bằng so với cả Ban giám đốc.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, song chủ yếu do các thành viên Ban kiểm soát thường là những người nắm giữ ít cổ phiếu của công ty. Họ gần như không bao giờ là đại diện quyền lợi của cổ đông của công ty.

3.     Thực trạng và giải pháp hoạt động của Ban Kiểm soát trong các Công ty cổ phần ở Việt Nam

3.1   Thực trạng hoạt động của Ban Kiểm soát

Ban kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị của công ty cổ phần. Tuy nhiên, thực trạng cho thấy ở nhiều doanh nghiệp ban kiểm soát chưa thực hiện đầy đủ chức năng, quyền hạn của mình, từ đó chưa đạt hiệu quả như kỳ vọng của đại cổ đông.

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 ban kiểm soát có quyền hạn rất lớn, ban kiểm soát do hội đồng cổ đông bầu để giám sát các hoạt động của hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Nhưng trên thực tế các cổ đông lớn thường nắm giữ hoặc cử người đại diện nắm giữ các chức vụ cao nhất tại Hội đồng quản trị. Trong khi đó, các thành viên của ban kiểm soát về danh nghĩa là do Đại hội đồng cổ đông bầu ra nhưng bản chất cũng là do các cổ đông lớn chi phối, quyết định. Do vậy, các thành viên của ban kiểm soát rất khó “kiểm soát” được các thành viên HĐQT vì đó là những người có tác động rất lớn đến việc bổ nhiệm họ.

Quy định pháp luật hiện tại không nêu rõ trách nhiệm mà BKS phải chịu nếu như không làm tròn vai trò của mình. Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ đưa ra các trách nhiệm nếu các thành viên BKS vi phạm các vấn đề liên quan đến đạo đức nghề nghiệp. Chính vì vậy, khi HĐQT hoặc Tổng giám đốc gây ra những sai phạm ảnh hưởng đến công ty thì gần như công ty, cổ đông không xem xét đến trách nhiệm của BKS.

Có thể thấy các doanh nghiệp hiện nay chưa thấy rõ vai trò của BKS. Quan điểm của doanh nghiệp khi thành lập BKS là để tuân thủ pháp luật. Hoạt động của BKS phần lớn mang tính hình thức và chưa có thực chất. Do đó doanh nghiệp không đầu tư, trang bị đầy đủ cho BKS thực hiện tốt chức năng giám sát của họ.

3.2     Giải pháp để Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả

Ban kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp, vì vậy cần có quy định rõ về thể chế của BKS để đảm bảo chức năng, quyền hạn và tính độc lập của BKS, không chịu ảnh hưởng của HĐQT hay ban điều hành. Bên cạnh việc đề ra thể chế BKS một cách rõ ràng, cũng cần đưa ra các chế tài về việc thực hiện hoặc không thực hiện các chức năng, quyền hạn của BKS để từ đó đảm bảo BKS thực hiện đúng và hiệu quả chức năng của họ.

ĐHĐCĐ và các bên có liên quan cần thay đổi nhận thức, nên coi BKS là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hoạt động của mình. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp nên chỉ định thành viên BKS là những người có đủ năng lực và kinh nghiệm chuyên môn về việc giám sát tài chính, bao gồm các năng lực chủ yếu như quản lý rủi ro, năng lực chuyên môn về kế toán, kiểm toán, quản lý tuân thủ, am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, có đủ khả năng thẩm định, đánh giá các báo cáo rà soát.

Để BKS hoạt động hiệu quả, bên cạnh các giải pháp trên doanh nghiệp cũng cần trang bị cho họ các công cụ , phương tiện làm việc, trang bị một hệ thống thông tin quản lý đặc thù cho công việc giám sát. Đối với các công ty có quy mô lớn, khối lượng công việc nhiều nên trang bị cho ban kiểm soát bộ máy giúp việc, nhân viên ban kiểm soát làm việc toàn thời gian, nâng cao năng lực của thành viên BKS.

KẾT LUẬN:

Ban kiểm soát đóng vai trò hết sức quan trọng trong cơ cấu tổ chức và đối với hoạt động tài chính của công ty, vì vậy pháp luật cần có quy định rõ ràng để đảm bảo chức năng, quyền hạn và tính độc lập của BKS, không chịu ảnh hưởng của HĐQT hay ban điều hành. Bên cạnh đó cũng cần đưa ra các chế tài về việc thực hiện hoặc không thực hiện các chức năng, quyền hạn của BKS để từ đó đảm bảo BKS thực hiện đúng và hiệu quả chức năng của họ.