Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyền lực cao nhất trong một công ty cổ phần theo quy định của pháp luật doanh nghiệp. Chính vì vai trò quan trọng của Đại hội đồng cổ đông cho nên việc quy định về các thủ tục, trình tự, thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông là một trong những vấn đề trọng tâm trong chương Công ty cổ phần- Luật Doanh nghiệp.

Đại hội cổ đông là cuộc họp thường kỳ (thường là một năm) hoặc bất thường của các cổ đông của một công ty cổ phần để:

Tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh qua một năm tài chính .
Biểu quyết về chiến lược, kế hoạch phát triển công ty trong những năm tới.
Giải quyết những vấn đề quan trọng khác liên quan đến đường lối phát triển công ty.
Bầu Chủ tịch hội đồng quản trị mới khi Chủ tịch hội đồng quản trị cũ đã hết nhiệm kì.

I. Khái niệm và khái quát chung về công ty cổ phần

1. Khái niệm

Theo quy định tại Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2014, Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 119 và khoản 1 Điều 126 của Luật Doanh nghiệp 2014. Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn”.

2. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

Một điểm rất khác biệt của công ty cổ phần so với các mô hình doanh nghiệp khác là công ty có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn từ các nguồn lực ngoài công ty. Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

Mô hình thứ nhất: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

Mô hình thứ hai: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty

Tóm lại, ở công ty cổ phần dù lựa chọn bất kỳ mô hình nào thì cơ quan quyền lực cao nhất trong công ty cổ phần là Đại hội đồng cổ đông và không thể thiếu.

II. Những quy định về đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phẩn.

1. Đại hội đồng cổ đông

Theo khoản 1 điều 135 luật doanh nghiệp 2014: “Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyết định cao nhất của công ty cổ phần".

2. Quyền và nghĩa vụ của đại hội đồng cổ đông

Theo khoản 2 điều 135 luật doanh nghiệp 2014, Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

Thông qua định hướng phát triển công ty.
Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;
Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị;
Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.”

3. Họp đại Hội đồng cổ đông

3.1. Tổ chức họp

Khoản 1 Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định như sau:

"Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp."

Như vậy điểm mới đầu tiên là Luật Doanh nghiệp 2014 (LDN 2014) đã bổ sung quy định cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có thể được tổ chức đồng thời tại nhiều địa điểm khác nhau và nơi chủ tọa tham dự họp được xác định địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông.

Tiếp đến, khoản 2 Điều 136 quy định về các vấn đề thảo luận trong cuộc họp như sau:

" Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

(a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
(b) Báo cáo tài chính hằng năm;
(c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
(d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, về kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
(đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và của từng Kiểm soát viên;
(e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
(g) Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.”

Điểm mới ở đây là các vấn đề được thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được bổ sung thêm nội dung về việc Đại hội đồng cổ đông sẽ thông qua kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty (điểm a); báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và của từng Kiểm soát (điểm đ).

3.2. Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Khoản 4 và khoản 5 Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về việc triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

" 4. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, thì Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày số thành viên Hội đồng quản trị còn lại theo quy định tại điểm b hoặc nhận được yêu cầu quy định tại điểm c và điểm d khoản 3 Điều này.

Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập hợp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 4 Điều này thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.

Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.”

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, khi Hội đồng quản trị (HĐQT) không triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông thì Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ phải chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại phát sinh. Tuy nhiên với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực từ 01/07/2015, Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị đều phải chịu trách nhiệm khi không triệu tập cuộc họp bất thường theo đúng quy định. Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp thì Ban kiểm soát (BKS) sẽ thay thế Hội đồng quản trị thực hiện việc triệu tập. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại phát sinh khi không thực hiện việc triệu tập, mà không phải là Trưởng ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm như quy định của Luật doanh nghiệp 2005.

3.3. Công việc của người triệu tập

Khoản 7 Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về công việc của người triệu tập như sau:

“7. Người triệu tập phải thực hiện các công việc sau đây để tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông:

(a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
(b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
(c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
(d) Chuẩn bị tào liệu cho cuộc họp;
(đ) Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
(e) Xác định thời gian và địa điểm họp;
(g) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
(h) Các công việc khác phục vụ cuộc họp."

Như vậy, Luật doanh nghiệp 2014 đã bổ sung thêm công việc dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên.

3.4. Thông tin cổ đông

Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về danh sách tham gia cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

"1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục và sao danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi những thông tin sai lệch hoặc bổ sung những thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; đồng thời chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.”

Như vậy Luật Doanh nghiệp 2014 mới quy định thêm trách nhiệm của người quản lý công ty trong việc cung cấp kịp thời thông tin sổ đăng ký cổ đông (khoản 3 Điều 137).

3.5. Mời họp Đại hội đồng cổ đông

Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2014 thì :

"1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

2. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

(a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
(b) Phiếu biểu quyết;
(c) Mẫu hỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.

4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời hợp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu.”

Điểm mới ở đây là Luật doanh nghiệp 2014 quy định thời hạn gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn, thay vì 7 ngày làm việc như quy định của Luật doanh nghiệp 2005. Mặt khác, Luật doanh nghiệp 2014 bổ sung việc trường hợp doanh nghiệp có trang thông tin điện tử thì việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời họp có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

3.5. Quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông

a) Điều kiện tiến hành cuộc họp

Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 141 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

" 1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tiến được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

2. Trường hợp cuộc họp thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khacs. Cuộ họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ 2 được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 điều này thì được triệu tập lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp"

b) Thể thức tiến hành họp và biểu quyết

Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, một số quy định về thể thức tiến hành họp và biểu quyết được thay đổi như sau:

Thứ nhất, khi Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc, các thành viên Hội đồng quản trị còn lại được bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số. Trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì Trưởng Ban kiểm soát sẽ điều khiển Đại hội cổ đông bầu chủ tọa thay vì thành viên Hội đồng quản trị có chức vụ cao nhất điều khiển theo quy định Luật doanh nghiệp 2005.

Thứ hai, Luật doanh nghiệp 2014 quy định theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp, Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu chứ không giới hạn về số lượng như trước đây.

Ngoài ra, Luật doanh nghiệp 2014 bổ sung thêm trường hợp chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khi các phương tiện thông tin tại địa điểm họp không đảm bảo cho các cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết.

c) Thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Thông qua nghị quyết bằng hình thức biểu quyết. Khoản 1 Điều 144 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về các trường hợp nghị quyết được thông qua như sau:

“1. Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:

(a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
(b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
(c) thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
(d) Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;
(đ) Tổ chức lại, giải thể công ty;
(e)Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.”

Như vậy, Luật doanh nghiệp 2014 có quy định, đối với các quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc một tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định, sẽ được Đại hội đồng cổ đông thông qua bằng hình thức biểu quyết.

d) Điều kiện để nghị quyết được thông qua

Sự thay đổi của Luật doanh nghiệp 2014 là nghị quyết ở một số nội dung cụ thể tại khoản 1 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014 (bao gồm: a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;c) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;) cần 65% số phiếu tán thành (thay vì 75% theo Luật Doanh nghiệp 2005) còn các nghị quyết còn lại chỉ cần 51% để được thông qua số phiếu tán thành (thay vì 65%). Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2014 còn bổ sung quy định về cách thức xác định người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên sau khi có kết quả theo phương thức bầu dồn phiếu.

Thời hạn lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Hội đồng quản trị gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết và các tài liệu giải trình chậm nhất 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến (khoản 2 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2014). Theo đó, Luật Doanh nghiệp 2014 bổ sung thêm hình thức gửi fax hoặc thư điện tử để cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty (khoản 2 Điều 145).

e) Biên bản kiểm phiếu

Biên bản kiểm phiếu được quy định tại khoản 5 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:

“Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

(a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
(b) Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua kiến nghị;
(c) Số cổ đông với tổng cổ phiếu đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi biểu quyết, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;
(d) Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;
(đ) Các vấn đề đã được thông qua;
(e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật của công ty, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.”

Về nội dung biên bản của biên bản kiểm phiếu, theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2014 phải bao gồm thêm phương thức gửi biểu quyết. Đồng thời, người kiểm phiếu cùng các thành viên Hội đồng quản trị và người giám sát kiểm phiếu sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của biên bản kiểm phiếu.

III. Kết Luận

Về hội đồng cổ đông đóng vai trò hết sức quan trọng trong cơ cấu tổ chức và đối với hoạt động tài chính của công ty, vì vậy pháp luật cần có quy định rõ ràng để đảm bảo chức năng, quyền hạn và tính độc lập của Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan đóng vai trò quan trọng, then chốt quyết định sư duy trì và phát triển của Công ty.